C’est sur les conseils de l’équipe Zaclys que j’écris ici, suite à une bouteille à la mer lancée sur le Fediverse.
Pour tenter de faire court : je dois créer une activité de A à Z pour mettre sur pied une nouvelle fédération de recherche, avec une équipe composée pour l’occasion. Aujourd’hui on utilise quelques outils proposés par l’hôpital qui nous héberge (Teams et la suite Office), mais comme on a moins d’un mois d’existence, il n’y a absolument rien qui nous lie à ceux-ci.
J’ai commencé à regarder des outils "tout en un" permettant : 1/ d’être le point central de toute la "documentation" partagée par l’équipe (CR de réunions, organisation des fichiers pdf, docx ou pptx, etc.) ; 2/ de suivre l’activité des tâches principales ; 3/ de mettre en place un "petit CRM" pour suivre l’activité des contacts (individus) et des collectifs (organisations). Des outils comme Confluence ou Notion peuvent bien répondre à ces besoins. Le point 3 est satisfait par la mise en place de tables qui peuvent être liées (aujourd’hui, j'en ai 3 : les contacts, les collectifs, et les évènements qu’on va organiser auxquels vont participer les contacts). Et franchement, si ce n’était pas cher, pas libre, pas hébergé à l’étranger, utiliser Confluence m’aurait bien plu.
Les retours que j’ai eus sur Mastodon m’incitent tous à lorgner du côté de Nextcloud (que je connais bien pour l’utiliser à titre perso sur un serveur Yunohost), enrichis des apps qui répondraient à ces différents besoins. Parmi celles-ci, Deck pour les tâches, Collectives pour la documentation et les tâches également. Et puis Nextcloud offre des possibilités intéressantes en matière de gestion d’agendas (et de prise de rendez-vous), de gestion des contacts, et bien sûr de gestion des fichiers.
Mes interrogations à ce stade sont les suivantes :
J’ai l’impression qu’il n’est pas possible de reproduire le "mini-CRM" dans Nextcloud. L’outil Tables est intéressant mais ne permet pas les références croisées. Et je n’ai pas connaissance d’outils internes à Nextcloud qui pourraient enrichir les contacts pour les lier à des "entités" (comme des évènements). Un contournement serait d’utiliser un outil externe comme Grist, mais encore faudrait-il que j’arrive à synchroniser via CardDav les contacts Nextcloud et une table Grist. Des avis ou retours d’expérience sont les bienvenus !
J’apprécie beaucoup dans Confluence ou Notion que les tâches puissent être saisies "à la volée", dans un compte-rendu par exemple. C’est beaucoup plus souple que de devoir basculer vers un outil dédié comme Deck (ou Trello, ou autre). D’ailleurs les premiers retours des collègues est qu’ils ont toujours fini par laisser tomber ce type d’outils. Cette saisie à la volée n’est cependant utile que si j’ai un espace sur lequel je retrouve l’ensemble des tâches qui me sont assignées (tâches potentiellement disséminées dans plusieurs CR ou autres textes). Avec l’app Collectives dans Nextcloud, on peut insérer des tâches avec la syntaxe Markdown habituelle et mentionner quelqu’un avec le signe @. Mais je ne trouve pas de vue centrale. J’ai l’impression qu’une alternative est de créer à la volée une nouvelle "carte" (donc c’est lié à Deck) et qu’on peut retrouver la vue d’ensemble des tâches dans l’app Tâches. Est-ce bien cela ? Ou est-ce que je passe à côté de quelque chose ?
Quelle est la meilleure stratégie pour remplacer les fonctionnalités de conversation de Teams ? Utiliser un service tiers comme Mattermost (j’ai vu qu’il y avait une app d’intégration de Mattermost à Nextcloud) ? Utiliser une app "interne" à Nextcloud ?
J’envoie / je reçois beaucoup "d’invitation Outlook" par mail pour caler des rendez-vous. Se pose donc la question de l’intégration entre le mail et l’agenda Nextcloud. Me suffit-il d’utiliser (et faire utiliser) Thunderbird / Betterbird / CalDavSync pour Outlook pour répondre à cet enjeu, ou bien y a-t-il des points à anticiper ? Comment gérer cette question autrement que par un client lourd ? (notamment, quand on veut utiliser le webmail).Si vous avez lu jusque là, vous méritez un chocolat
Merci pour vos retours d’expérience, suggestions, avis, etc.
